Zakaj je elektronska hramba dokumentov nujna

Čas branja: 2 min
27.07.2015  14:40
Arhive imamo lahko tudi v tujini, vendar moramo o tem obvestiti FURS.

Obveščaj me o novih člankih:  

»Zelo hitro lahko dobimo občutek, da se lahko o hrambi dokumentov prosto odločamo. Vendar pa lahko hitro ugotovimo, da imamo zelo različne roke glede na posamezne dokumente in davke. To je dobro upoštevati že v fazi, ko dokumente odlagamo ali oblikujemo ter tako določimo, do kdaj jih moramo hraniti in kaj bomo z njimi naredili, ko preteče obdobje obveznega hranjenja,« poudarja Tanja Urbanija iz družbe BDO Svetovanje. Predavala bo na seminarju Poslovne akademije o elektronski hrambi dokumentov in novih predpisih 25.septembra v prostorih GZS v Ljubljani.

b>Prijavite se lahko tukaj.

laptop-ss.1425928784.jpg.c.600px.jpg

"Z vidika listin (na primer prejeti in izdani računi) najdaljšo hrambo predpisuje DDV zakon. Ta namreč določa, da je treba račune hraniti deset let po poteku leta na katerega se računi nanašajo (za nepremičnine je rok dve leti let). To pomeni, da nam ni treba za DDV namene več hraniti računov, ki se nanašajo na leto 2004 ali so starejši (izjema so nepremičnine)," pojasnjuje Tanja Urbanija.

Na seminarju bomo predstavili davčno - računovodski ter IT vidik hrambe dokumentacije. Z vidika lokacije imamo lahko arhiv bodisi na območju Slovenije bodisi v tujini. Če arhiv oziroma dokumentacijo hranimo v tujini, moramo o tem obvestiti FURS. Arhiv je lahko ali v papirnati ali v elektronski obliki ali pa celo del arhiva v papirnati in del v elektronski obliki. Slednje pa je z vidika praktične izvedbe in kasnejšega morebitnega iskanja po arhivu verjetno slaba rešitev, meni Tanja Urbanija.

Slabosti arhiva v papirnati obliki, prednosti so v E-hrambi

»Slabost papirnatega arhiva je predvsem v tem, da rabimo veliko prostora. Povsem drugačna zgodba je elektronski arhiv, saj je na trgu precej ponudnikov tovrstnih storitev, pri praktični izvedbi pa se pogosto zatakne. Uporabniki namreč pogosto mislijo, da jim bo vse rešil kupljen sistem in enostavno pozabijo na pregovor »Smeti noter, smeti ven«,« meni Tanja Urbanija.

Programska rešitev, pa naj bo še tako dobra, ne deluje sama od sebe in uporabnik mora točno vedeti, kaj hrani in kako dolgo mora določen dokument oziroma podatek hraniti. To mora določiti uporabnik, zato je najbolje, da že v fazi, ko shranjujemo dokument, določimo določene vrste dokumenta, na katerega je vezano obdobje hrambe. »Pri elektronski hrambi je zelo pomembno, da ta ni sama sebi namen, temveč, da nam olajša poslovanje in predvsem iskanje dokumentov. Zato je zelo dobrodošlo, da lahko po arhivu preprosto iščemo na osnovi iskalnih nizov. Tako pa se spet zavrtimo od začetka, da je pomembno, katere ključne identifikatorje damo dokumentu ob na primer spremembi iz papirnate v elektronsko obliko,« še poudarja predavateljica Tanja Urbanija.

Več o programu seminarja si lahko preberite tukaj.