Kaj je pomembno vedeti glede e-hrambe dokumentov?

Čas branja: 3 min
14.03.2017  09:00
Božena Macarol in Rok Bojanc izpostavljata najpogostejše napake e-hrambe z računovodskega, davčnega vidika ter IT vidika.
Kaj je pomembno vedeti glede e-hrambe dokumentov?
Foto: breifbluesky

Ali veste, kakšni so zakonski in nezakonski roki hrambe knjigovodskih listin in poslovnih knjig ter kako ti roki vplivajo na e-hrambo teh dokumentov? Kaj pa, kakšna je ustrezna likvidacija e-knjigovodskih listin? Poznate novo uredbo eIDAS? Na ta in mnoga druga vprašanja bo odgovoril seminar Kako urediti e-hrambo listin, poslovnih knjig in uporabiti novo uredbo eIDAS, ki ga bosta 16. marca vodila priznana davčna svetovalka in izkušena sodna izvedenka za davčno področje mag. Božena Macarol ter dr. Rok Bojanc, strokovnjak s področja elektronskega poslovanja in informacijske varnosti iz podjetja ZZI.

»Ustrezna e-hramba listin, s katerimi dokazujemo zakonit izvor našega premoženja, je nujna, vendar ne le pri poslovnih subjektih, pač pa tudi pri vseh ostalih državljanih«, poudarja Božena Macarol in dodaja: »Postopki glede ugotavljanja nezakonitega ali nepojasnjenega izvora premoženja so realnost in rešijo nas lahko le verodostojni listinski dokazi, ki smo jih dolžni hraniti za preteklih 10 let. Najbolj zanesljiv način hrambe pomembne dokumentacije  je v elektronski obliki.« 

Najpogostejše napake pri e-hrambi

»Poslovna dokumentacija, vključno s knjigovodskimi listinami in poslovnimi knjigami ter poročili, je temeljni dokaz o preteklem poslovanju poslovnega subjekta, pa tudi drugih oseb, ki so v različnih postopkih svoje trditve dolžne podkrepiti z ustreznimi dokazi. Pogosto se davčni zavezanci zavemo pomena kvalitetne hrambe poslovne dokumentacije šele takrat, ko jo nujno potrebujemo. To je praviloma takrat, ko na vrata potrka davčni inšpektor ali pa jo potrebujemo v sodnih ali drugih postopkih. Ko jih želimo v postopkih uporabiti kot dokazno gradivo ugotovimo, da niso bile ustrezno shranjene, in da pravzaprav ne moremo do njih, niti jih nimamo več v papirni obliki. V postopkih pred davčnimi organi je dokazno breme namreč na strani davčnega zavezanca. Če za svoje trditve v davčnih postopkih nimamo verodostojnih dokazov, svojih trditev ne bomo mogli podkrepiti z dokazi, četudi smo v pregledovanih obdobjih ravnali zakonito«, Božena Macarol izpostavlja izvirno napako glede e-hrambe.

Česa se ne zavedamo glede IT vidika

Napak, zmot ali najpogosteje pomanjkanje ustreznih informacij je prisotno tudi na IT polu vprašanja e-hrambe. »Pogosto se organizacije ne zavedajo, kakšen način uvedbe in uporabe e-hrambe dokumentov je ustrezen, da si delo in procese poenostavijo, ne pa dodatno zakomplicirajo«, pravi Rok Bojanc in nadaljuje: »Tudi ne vedo, kaj vse morajo zagotoviti, da bodo dokumenti varno in verodostojno hranjeni, ter da hkrati ne bodo po nepotrebnem pretiravali s tehnološkimi zmogljivostmi sistema za e-hrambo.« Bojan pa opozarja tudi na skladnost z zakonodajo: »Organizacije imajo pogosto težave, ker ne vedo na kakšen način shranjevati e-dokumente, da bo to skladno z zakonodajo, še posebej ker se lahko na e-hrambo dokumentov nanaša različna zakonodaja.«

Nova uredba eIDAS za e-hrambo

V začetku julija 2016 se je v vseh 28 državah EU začela uporabljati uredba eIDAS, ki med drugim ureja elektronske podpise, elektronske žige, elektronske časovne žige, elektronske dokumente, storitve elektronske priporočene dostave in storitve v zvezi s potrdili za avtentikacijo spletišč.

Kot novost pojasnjuje Bojanc, »uredba eIDAS opredeljuje zahteve za ponudnike kvalificirane storitve eHrambe. Uporabniki v vseh državah članicah bodo na ta način lahko prepoznali in ločili med kvalificiranimi ponudniki, ki preverjeno izpolnjujejo te zahteve, od nekvalificiranih. Podobno pri nas že opredeljuje ZVDAGA, vendar bo zaradi uredbe eIDAS potrebno ZVDAGA prilagoditi.« 

 

Več iz teme: